Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Biträdande stadssekreterare
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en engagerad och noggrann Biträdande stadssekreterare som vill vara en del av vårt team inom den kommunala förvaltningen. Som biträdande stadssekreterare kommer du att spela en central roll i att stödja stadens ledning, säkerställa korrekt dokumentation och bidra till en effektiv administration av stadens verksamheter. Du kommer att arbeta nära stadssekreteraren och andra tjänstemän för att förbereda mötesprotokoll, hantera korrespondens, arkivera viktiga dokument och bistå vid planering och genomförande av olika administrativa processer.
Arbetsuppgifterna inkluderar att förbereda och distribuera möteshandlingar, föra protokoll vid möten, hantera inkommande och utgående post samt säkerställa att alla dokument följer gällande lagar och riktlinjer. Du kommer även att vara kontaktperson för interna och externa frågor, samordna information mellan olika avdelningar och stödja vid projekt och evenemang som arrangeras av staden.
För att lyckas i rollen behöver du ha god organisationsförmåga, vara serviceinriktad och ha en hög känsla för detaljer. Du bör vara van vid att arbeta med administrativa system och ha goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift. Erfarenhet från offentlig förvaltning är meriterande, men inte ett krav. Vi värdesätter initiativförmåga, flexibilitet och förmåga att arbeta både självständigt och i team.
Vi erbjuder en stimulerande arbetsmiljö där du får möjlighet att utvecklas och bidra till stadens utveckling. Du kommer att arbeta i moderna lokaler med engagerade kollegor och ha tillgång till kompetensutveckling och andra förmåner. Om du vill vara med och göra skillnad i stadens arbete och trivs med administrativa utmaningar, är detta tjänsten för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Förbereda och distribuera möteshandlingar
- Föra protokoll vid möten och sammanträden
- Hantera inkommande och utgående korrespondens
- Arkivera och organisera viktiga dokument
- Samordna information mellan olika avdelningar
- Stödja stadssekreteraren i administrativa uppgifter
- Säkerställa att dokument följer lagar och riktlinjer
- Bistå vid planering och genomförande av projekt
- Vara kontaktperson för interna och externa frågor
- Delta i utveckling av administrativa rutiner
Krav
Text copied to clipboard!- Gymnasieexamen eller motsvarande
- Erfarenhet av administrativt arbete
- Goda kunskaper i svenska, både tal och skrift
- God organisationsförmåga och noggrannhet
- Förmåga att arbeta självständigt och i team
- Vana vid att använda administrativa IT-system
- Serviceinriktad och flexibel
- Meriterande med erfarenhet från offentlig sektor
- God kommunikationsförmåga
- Initiativtagande och lösningsorienterad
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av administrativt arbete?
- Hur hanterar du stressiga situationer?
- Har du arbetat inom offentlig sektor tidigare?
- Hur säkerställer du noggrannhet i dokumentation?
- Vilka IT-system har du erfarenhet av?
- Hur prioriterar du arbetsuppgifter när det är mycket att göra?
- Kan du ge exempel på när du samarbetat i team?
- Hur hanterar du konfidentiell information?
- Vad motiverar dig i ett administrativt arbete?
- Hur bidrar du till en god arbetsmiljö?
